Cómo aplicar el Ciclo de Deming en una Pyme
En la consultoría que estamos desarrollando en la fábrica de herramientas y cuchillería Flores Cortés en Extremadura, hemos empezado a desarrollar un sistema de mejora continua basado en el ciclo de Deming, tomando como base la aplicación del método seis sigma. Y en el trabajo de campo me estoy dando cuenta que en empresas Pymes pero con un fuerte volumen de fabricación y desarrollo de productos como es el caso, es muy efectivo el método y quizás lo que es más importante es un sistema en el que si sabes involucrar a todos los trabajadores puede llegar a ser un factor motivante en su puesto de trabajo al hacerle partícipe activo del proceso. De acuerdo que estos métodos de calidad y mejora continua están muy enfocados a empresas más industriales o de más peso y flujos de procesos, pero la adaptación de los métodos a empresas más pequeñas es fácil, efectivo y de rápida implantación y resultados. Vamos a ver rápidamente que es el ciclo de Deming y cómo podemos ir aplicándolo.
¿Qué es el Ciclo PDCA?
El nombre del Ciclo PDCA (o PHVA) viene de las siglas Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en inglés “Plan, Do, Check, Act”. También es conocido como Ciclo de mejora continua o Círculo de Deming, por ser Edwards Deming su autor. Esta metodología describe los cuatro pasos esenciales que se deben llevar a cabo de forma sistemática para lograr la mejora continua, entendiendo como tal al mejoramiento continuado de la calidad (disminución de fallos, aumento de la eficacia y eficiencia, solución de problemas, previsión y eliminación de riesgos potenciales…). El círculo de Deming lo componen 4 etapas cíclicas, de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo, de forma que las actividades son reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras. La aplicación de esta metodología está enfocada principalmente para para ser usada en empresas y organizaciones.
¿Cómo implantar el Ciclo PDCA en una organización?
Las cuatro etapas que componen el ciclo son las siguientes además os dejo en las etapas de Planificar y controlar diferentes herrramientas que podéis utilizar.
1. Planificar (Plan): Se buscan las actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos a alcanzar. Para buscar posibles mejoras se pueden realizar grupos de trabajo, escuchar las opiniones de los trabajadores, buscar nuevas tecnologías mejores a las que se están usando ahora, etc.
· Diagrama de Gantt – Planificación y seguimiento de actividades y proyectos.
· Método de diseño intuitivo Poka-yoke – Diseño a prueba de errores.
· Las 5S – Sistemática para lograr lugares de trabajo mejor organizados.
· Método Kanban – Método para obtener un sistema de producción altamente efectivo y eficiente.
· Las 7S de ManKinsey – Siete factores básicos para la estrategia de cualquier organización.
· Diagrama Pert – Diagrama para el diseño de procesos operacionales en proyectos.
· Gemba Kenri – Una forma lógica y racional de gestión de fábrica.
2. Hacer (Do): Se realizan los cambios para implantar la mejora propuesta. Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala.
3. Controlar o Verificar (Check): Una vez implantada la mejora, se deja un periodo de prueba para verificar su correcto funcionamiento. Si la mejora no cumple las expectativas iniciales habrá que modificarla para ajustarla a los objetivos esperados.
· Diagrama de Ishikawa – Estudio para localizar las causas de los problemas
· Análisis de Kano – Sistemática para el desarrollo de productos y la satisfacción del cliente.
· ASP – Análisis de satisfacción del personal – Herramienta para la medición delo que piensan los empleados acerca de su organización.
· Método Kawakita Jiro – Método para la resolución de problemas.
4. Actuar (Act): Por último, una vez finalizado el periodo de prueba se deben estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora. Si los resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, y si no lo son habrá que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla. Una vez terminado el paso 4, se debe volver al primer paso periódicamente para estudiar nuevas mejoras a implantar.
Ejemplo de implantación del Ciclo PDCA
Vamos a poner un ejemplo sencillo: Una fábrica que produce piezas de aluminio. Suponemos que en la empresa se introduce la sistemática de la mejora continua, y para ello se basan en el Ciclo PDCA conjuntamente con otras herramientas (como lean,seis sigma, 5S o kaizez…). Aplicando la mejora continua pasaría lo siguiente:
1º) Se analizan posibles mejoras, ya sea porque se han detectado problemas, porque los trabajadores han propuesto formas distintas de realizar alguna tarea, porque en el mercado han salido máquinas más eficientes que permiten ahorrar costes, etc.
2º) Se estudian las posibles mejoras y su impacto. Se eligen las que mejor van a funcionar y se decide implantarlas en una prueba piloto a pequeña escala.
3º) Una realizada la prueba piloto, se verifica que los cambios funcionan correctamente y dan el resultado deseado. Si los cambios realizados no satisfacen las expectativas se modifican para que funcionen conforme a lo esperado.
4º) Por último, si los resultados son satisfactorios se implantan a gran escala en la línea de producción de la fábrica. Una vez finalizadas e implantadas las mejoras, las actividades en la fábrica de piezas de aluminio funcionarán más eficientemente. No obstante, periódicamente habrá que volver a buscar posibles nuevas mejoras y volver a aplicar el círculo de Demming de nuevo.
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